08.
Juni
2017
„Die Digitalisierung verändert die Rolle der Assistentin“

„Die Digitalisierung verändert die Rolle der Assistentin“

  Nachgefragt bei Silke Nevermann
(Inhaberin Office Concepts & Lean Office Masterin)

„Hey Siri, welche Termine habe ich heute?“, „Hi Cortana, erinnere mich an daran, morgen meine Unterlagen mitzunehmen!“, „Okay Google, schreibe eine E-Mail an ...“, „Alexa, bitte setze einen Termin mit der Buchhaltung für heute Nachmittag auf. Und danach öffne PowerPoint.“

Werden diese oder ähnliche Sätze im Büro bald Standard sein? Wachsende Nutzerzahlen von digitalen Assistenten wie zum Beispiel Amazons Echo oder Apples Siri lassen durchaus darauf schließen: Bereits heute können sie Aufgaben übernehmen, die in der Büroorganisation alltäglich sind, Tendenz steigend. Was bedeutet diese Entwicklung für das Berufsbild der Assistenz beziehungsweise des digitalen Büros im Allgemeinen? Wir sprachen mit Silke Nevermann, Expertin für Büroorganisation und effizientes Arbeiten, über Chancen und Herausforderung der Assistenz im digitalen Zeitalter.

Frau Nevermann, nutzen Sie digitale Assistenten bei der Arbeit?

Silke Nevermann: „Ich arbeite vorwiegend mit einem Mac und habe mir dort angewöhnt, Siri unter anderem zum Öffnen von Programmen und Diktieren von E-Mails zu nutzen. Auch mit Amazons Echo ‚unterhalte’ ich mich regelmäßig, wenn auch mehr im privaten Bereich. Hier genieße ich zurzeit am meisten die Vorteile der sprachgesteuerten Einkaufsliste.“


Ihr bisheriges Fazit?

Silke NevermannNevermann: „Aktuell können digitale Assistenten im Arbeitsalltag vor allem bei der schnellen und einfachen Wiedergabe und Verarbeitung von Informationen unterstützen: Anrufe starten, Dokumente öffnen, nach Terminen im Kalender suchen, Termine eintragen etc. In Verbindung mit Suchmaschinen lassen sich zudem Informationen im Web recherchieren, darunter Bahnverbindungen oder Wettervorhersagen. Komplexe Aufgaben wie eine komplette Reiseplanung oder Terminverschiebungen mit externen Partnern oder Kunden erledige ich aber nach wie vor persönlich. Soweit ist die Entwicklung noch nicht, hier besteht meiner Meinung nach noch viel Luft nach oben. Die Entdeckung immer weiterer Einsatzmöglichkeiten und die zugehörige Programmierung solcher Anwendungen, so genannten ‚Skills‘, werden aber bei unserer rasanten technischen Entwicklung nicht lange auf sich warten lassen.“


Das vollständig digitalisierte Büro ist also kein weit entferntes Zukunftsszenario mehr?

Nevermann: „Ich denke, wir sind im Grunde nicht mehr so weit vom sehr digitalen Büro entfernt. Schon jetzt sind viele Tätigkeiten und Prozesse im Büro und im Office Management digitalisiert. In Bezug auf die digitalen Assistenten weiß ich zum Beispiel von namhaften Unternehmen, die bereits die Arbeitsplätze ganzer Abteilungen mit einem Amazon Echo ausgestattet haben. Und auch in der Hotelbranche könnte der Einsatz dieser Produkte ein Servicethema sein. Von einem Nischenthema kann also keine Rede mehr sein. Besonders, wenn sich die Qualität der Algorithmen und die Vielfalt der jobrelevanten Einsatzmöglichkeiten weiter verbessert und verfeinert.“


Wird der Job der Assistenz durch Digital Assistants überflüssig?

Nevermann: „Ich denke nicht, dass der Job der Assistentin in Gefahr ist, weil Siri, Echo und Co. irgendwann in der Lage sein werden, viele organisatorische Aufgaben auf Kommando auszuführen. Natürlich liest man oft darüber, dass Algorithmen unsere Bürojobs gefährden und es gibt Studien, die prognostizieren, dass 2025 jeder zweite Job in seiner jetzigen Form nicht mehr existieren wird. Das hat alles seine berechtigte Grundlage. In Bezug auf die Assistenzfunktion sehe ich eine solche Gefahr allerdings in erster Linie für das traditionelle Berufsbild der Sekretärin, die genau die organisatorischen Tätigkeiten als Hoheitsgebiet ansieht und sich den neuen Möglichkeiten vielleicht sogar verschließt. Neue technische Entwicklungen wie Digital Assistants sollten nicht als Konkurrenz angesehen werden, sondern zukünftig vielmehr als Unterstützung dienen, um Raum und Zeit für andere sinnvolle Aufgaben zu gewinnen . Vorausgesetzt man geht mit Mut und offenen Augen durch die neue Arbeitswelt, lassen sich gerade zurzeit durchaus neue Perspektiven und Einsatzmöglichkeiten finden. Grundvoraussetzung dafür ist natürlich die eigene Innovations- und Lernbereitschaft und ein offener Umgang mit digitalen Tools. Oft mangelt es ja auch schlicht durch die aus Unwissenheit resultierende Unsicherheit an Akzeptanz.

Anwendungsbereich von digitalen Sprachassistenten

Woran machen Sie das fest?

Nevermann: „Ein Beispiel: Erst kürzlich habe ich bei einem Bundeskongress für Assistenten/innen vor einem größeren Publikum demonstriert, wie mich Alexa als Co-Moderatorin live bei meiner Moderation unterstützt hat. Ich ließ mir von ihr vorzugsweise die ‚unangenehmen Aufgaben’, wie zum Beispiel die Erinnerung der Speaker an ihr Zeitlimit, abnehmen. Das war ein Beispiel für eine sinnvolle Aufgabenteilung mit einem Digitalen Assistenten. Einige der TeilnehmerInnen waren sehr an dieser neuen Technik und dem möglichen Einsatz im Büro interessiert, aber natürlich finden sich im etablierten Umfeld auch immer äußerst skeptische Stimmen. Ein gewisses Maß an Skepsis ist natürlich heutzutage gerade mit Blick auf die Verwendung und Sicherheit unserer Daten unabdingbar. Sehr schade allerdings finde ich, wenn daraus eine grundsätzlich ablehnende Haltung entsteht. Die technische Entwicklung wird in einem für uns rasanten Tempo voranschreiten und besonders Assistenten/innen haben meiner Meinung nach gerade jetzt die große Chance, die digitale Transformation innerhalb ihres Unternehmens massiv mit voranzutreiben, indem sie als Power-User eine Vorbildfunktion übernehmen. Assistenten/innen sind innerhalb eines Teams beziehungsweise des Unternehmens in alle Richtungen vernetzt. Wenn sie es aus dieser Position heraus verstehen, die vorhandenen digitalen Möglichkeiten effizient zu nutzen, wenn sie – gerade aufgrund ihres Organisationstalentes - die richtigen Einsatzmöglichkeiten identifizieren, implementieren und schon fertig gedachte und erprobte Lösungen an ihre KollegenInnen weitergeben, wird daraus schnell eine wertvolle Schlüsselposition entstehen. Im Idealfall entwickelt sich so die Rolle der Assistentin zu einer Art unternehmensinternen Wissensmanagerin. Diese Chance für die Erweiterung des Aufgabenfeldes – als Ausgleich für die digital übernommenen organisatorischen Tätigkeiten – wird meines Erachtens gerade im Assistenzbereich oft noch nicht gesehen oder nicht wahrgenommen.“


Was sind die dringendsten Themen, denen wir uns im Bereich des digitalen Office-Managements kurz- und mittelfristig stellen müssen?

Nevermann: „Digitalisierung ist in erster Linie Kopfsache, erst danach kommt die Technik. Wie bereits erwähnt, sollten einige Beteiligte ihre Einstellung zu Veränderungen im Generellen und zur Digitalisierung im Besonderen überdenken. Das gilt übrigens auch für Führungskräfte, die natürlich ebenso bereit sein müssen, die entstehenden neuen Arbeitsformen und Möglichkeiten im digitalen Büro als Chance zu begreifen und zu fördern. Auch spielen natürlich Themen wie Datenschutz und Datensicherheit eine wesentliche Rolle, besonders im Umgang mit persönlichen oder geschäftlich sensiblen Daten und Informationen. Ganz vorne stehen für mich jedoch die Themen Innovations- und Lernbereitschaft und digitales Know-how, denn eines ist auf jeden Fall klar: Trotz verständlicherweise bestehender Unsicherheiten und teilweise berechtigter Bedenken besteht im Grunde für niemanden die Alternative, die neuen Entwicklungen im digitalen.“


Silke Nevermann ist Inhaberin von Office Concepts und ausgebildete Lean Office Masterin. Sie berät und unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung, mit effizienten und modernen Strukturen im Büro mehr Zeit für das eigentliche Geschäft zu gewinnen. Als Expertin für effizientes Büromanagement der Zukunft nimmt sie regelmäßig an Expertenrunden teil, moderiert Kongresse und Veranstaltungen und gibt Trainings und Impulsvorträge zu allen Themen rund um ‚Effiziente Büroorganisation’ und ‚Arbeit der Zukunft’. Silke Nevermann ist auf Twitter als @officefficiency unterwegs.



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Kommentar

  • Sabine Hirwatis

    "Da gebe ich Frau Nevermann Recht.
    Die Weiterentwicklung der Algorithmen hin oder her. Aber gegen eine pfiffige und vorausschauende/n Assistent/in wird wohl auch Alexa nicht ankommen. Die unterstützende Idee finde ich prima.
    Und ich kann nur betonen, dass die Aktion mit Alexa auf der Veranstaltung mit Frau Nevermann sehr gut angekommen ist! Das habe ich von einigen Teilnehmerinnen gehört (ich selbst war leider nicht dabei).
    Aber das zeigt auch, dass man up to date bleiben sollte. "

    22. Juni 2017 21:45

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