Das Überall-Büro: Verliert Arbeit den lokalen Bezug?
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Das Überall-Büro: Verliert Arbeit den lokalen Bezug?

30/06/2021

Die Pandemie hat die Arbeitswelt verändert. Zum Schutz aller Kolleg*innen wurde der gesamte Arbeitsalltag in der Otto Group von Beginn an, wo immer möglich, in den Remote-Modus verlagert. Im Rahmen der Corona-Arbeitsschutzverordnung wurden Arbeitgeber in Deutschland seit Anfang des Jahres 2021 sogar verpflichtet, ihren Mitarbeitenden die Arbeit im Homeoffice anzubieten, soweit dem keine betrieblichen Gründe entgegenstanden. Mit Beginn des Sommers sinken die Corona-Fälle in Deutschland und in vielen Bereichen sind daher Lockerungen und Öffnungen möglich. Ende Juni läuft die Bundesnotbremse aus – und mit ihr die Homeoffice-Pflicht. Wird jetzt alles wieder wie vor der Pandemie?

Mit dem 1. Juli endet die Homeoffice-Pflicht. Mit einer kompletten Rückkehr zu den Arbeitsweisen von vor der Pandemie ist jedoch nicht zu rechnen. Die Transformation der Arbeitswelt, die schon vor der Corona-Pandemie begann, hat durch diese deutlich an Dynamik gewonnen. Die Konzernunternehmen der Otto Group, darunter OTTO, Baur-Gruppe, Bonprix, EOS, Hermes und die Witt-Gruppe, haben ihre Mitarbeiter*innen befragt, wie sie in Zukunft arbeiten möchten. Die Haupterkenntnis: Fast alle Kolleg*innen wollen weiterhin zumindest einige Tage pro Woche remote arbeiten. Zeitersparnisse durch wegfallende Anfahrtswege, eine ruhigere Atmosphäre für konzentriertes Arbeiten oder die flexiblere Kinderbetreuung sind nur einige der genannten Vorteile. Auf der anderen Seite brachte die Homeoffice-Pflicht auch eine neue Art der Belastung mit sich: beispielsweise weniger Trennung von Privat- und Arbeitsleben oder Einsamkeit, um nur zwei zu nennen. Sensible Themen im unmittelbaren Gespräch oder persönliche Begegnungen am Arbeitsplatz sind daher Gründe für den Wunsch zur Rückkehr ins Büro. Zudem prägt die persönliche Begegnung die Unternehmenskultur, beispielsweise durch die zufällige Begegnung auf dem Flur oder das gemeinsame Auspowern nach Feierabend.

KeineOne-Size-Fits-All"-Lösung

Es gilt, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Basierend auf den Erfahrungen und Befragungen des vergangenen Jahres, zeichnet sich ein hybrides Arbeitsmodell als Zielbild für die Otto Group ab. Die Konzernunternehmen beschäftigen sich nun mit der Frage, wie ein künftiges Hybrid-Modell, also die Kombination von Präsenz- und Remote-Arbeit, sinnvoll gestaltet werden kann und wie Leitplanken aussehen können. Doch wie nähert man sich der postpandemischen Arbeitswelt, wenn die Realität immer noch unmittelbar von Corona geprägt ist? Kann es überhaupt schon allgemeingültige Ansätze geben? Bei der Umsetzung ist jedes Unternehmen mit anderen Herausforderungen konfrontiert. Daher kann es keine “One-Size-Fits-All"-Lösung geben. Einigkeit herrscht hingegen bei drei zentralen Erkenntnissen:

1. Activity-Based-Working ist das Konzept der Zukunft

Die letzten Monate haben gezeigt: Entscheidend ist nicht wo, sondern wie wir arbeiten. Grundsätzlich hat es sich als sinnvoll herausgestellt, die Arbeitsleistung dort zu erbringen, wo sie am effektivsten möglich ist. Die Herausforderung besteht darin, den optimalen Arbeitsort je nach Art der Aufgabe zu ermitteln. Der optimale Arbeitsort für konzentrierte Einzelarbeit oder Routineaufgaben unterscheidet sich beispielsweise von dem für kreative Teamarbeit.

Bei OTTO ist die Unternehmenskultur von persönlichen Begegnungen geprägt. Daher wird es in Zukunft keine reine Remote-Kultur geben. Gleichzeitig wird es aber auch keine generelle, tägliche Präsenzpflicht geben. Stattdessen wird den Mitarbeiter*innen mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und Eigenverantwortung für ihre Arbeitsorganisation ermöglicht. Künftig entscheiden die Teams selbst, wer wann wie von welchem Ort arbeitet. Mobiles Arbeiten bleibt möglich, deutschlandweit. Die Gestaltung der neuen Zentrale, die sich derzeit im Bau befindet, ist daher an das hybride Arbeitsmodell angepasstbeispielsweise mit einer großen Teamfläche und modernster Technik-Ausstattung für hybride Meetings. Eine entsprechende Matrix unterstützt den Activity-Based-Working-Ansatz und gibt Orientierung zu den geeignetsten Arbeitsorten für die bestmögliche Erfüllung der jeweiligen Arbeitsleistung.

Leitfaden für die hybride Arbeit

Nach dem Ende der Homeoffice-Verpflichtung wird auch Sheego, die digitale Modemarke im Plus Size Mode-Segment mit Sitz in Frankfurt am Main, sich an der Idee des Activity-Based-Working orientieren. Gemeinsam mit dem Betriebsrat wurde dafür ein Ansatz entwickelt, bei dem die Bürofläche mit ihren Möglichkeiten die Klammer bildet, um Kollaboration, kreativen Austausch und die persönliche Begegnung zu fördern. Auch bei der Witt-Gruppe haben die Mitarbeiter*innen weiterhin die Freiheit, von zuhause aus zu arbeiten, weil dies mitunter eine deutliche Entlastung sowie eine Erhöhung der Lebensqualität bedeutet. Bei dem internationalen Versandhandelsunternehmen mit Sitz in Weiden ist man sich dennoch sicher, dass sich einige Formate, wie etwa Workshops, weniger für die virtuelle Bearbeitung eignen und die Zusammenarbeit in Präsenz wichtig für persönliche Begegnungen und den Erhalt der Unternehmenskultur ist. Nach Ende der Pandemie wird es daher auch hier zu einem hybriden Arbeitsmodell kommen, das die Ansprüche in Einklang bringt.

Beim Fashion-Anbieter Bonprix steht kurzfristig die technische Aufrüstung von Besprechungsräumen sowie das Schaffen geeigneter Rückzugsmöglichkeiten im Fokus, um die Arbeitsbedingungen vor Ort möglichst gut auf die hybriden Arbeitsformen auszurichten. Für die Nutzung und den Umbau von Flächen gibt es momentan zwei Pilotprojekte. In diesen sollen möglichst viele Erfahrungen, auch hinsichtlich Desksharing, gesammelt werden, bevor es in die größere Umsetzung geht.

2. Partizipation ist der Schlüssel

Der Kulturwandel 4.0 hat die Otto Group fit für die coronabedingten Herausforderungen der vergangenen 16 Monate gemacht. Der konzernweite Wandel lebt von Partizipation und Eigenverantwortung. Und genau diese Eigenschaften sind auch für die Arbeitswelt der Zukunft besonders wichtig. Gemeinsam getroffene Entscheidungen tragen nachweislich zur Zufriedenheit bei. Dies gilt in besonderer Weise für die Ausgestaltung der post-pandemischen Arbeitswelt.

Wie in allen Konzernunternehmen ist man in der Witt-Gruppe interessiert daran, wie die Mitarbeiter*innen mit der aktuellen Situation zurechtkommen. Um dies herauszufinden, hat eine freiwillige Befragung in der Belegschaft stattgefunden, die momentan in der Arbeitsgruppe Future Work 2.0 ausgewertet wird. Die Erkenntnisse werden in die Erarbeitung von Rahmenbedingungen einfließen. Bei Hermes Germany wird auf kollaborative Zusammenarbeit gesetzt, um Lösungen zu finden, die den tatsächlichen Bedarfen der einzelnen Teams entsprechen. So sind das Recovery-Team und die Arbeitsgruppe “Enabling Remote Work” mit den Fachbereichen im Austausch, arbeiten in Workstreams zu spezifischen Themen wie beispielsweise Digitalkompetenz zusammen und starten Umfragen sowie offene Teams-Sessions und Interviews zu neuen Zusammenarbeitsformen. Orientierung gibt eine neue Guideline zum Hybriden Arbeiten.

Um ein effektives Miteinander bei OTTO in Hamburg zu gewährleisten, erarbeiten die einzelnen Teams und Bereiche in Workshops ein eigenes Commitment darüber, welche Kombination von Arbeitsorten, -tools und -methoden für ihre Arbeitsinhalte am besten ist. Auch bei Bonprix wird die Entscheidungsfindung den Teams übergeben und durch Führungskräfteworkshops sowie moderierte Teamformate begleitet.

Die Baur-Gruppe integriert ihre Mitarbeiter*innen in die Gestaltung eines neuen, auf die hybride Arbeitswelt angepassten, Flächenkonzeptes. Im Rahmen einer Umfrage für das Projekt Work 4.0 war die gesamte Kollegschaft eingeladen, daran mitzuwirken. Zusätzlich informiert die Unternehmensgruppe Mitarbeitende und die interessierte Öffentlichkeit in einem Podcast über die Fortschritte. Auch EOS berücksichtigt die Rückmeldungen der Mitarbeiter*innen in den Umbau ihrer Geschäftsfläche am Hamburger Steindamm. Bereits im letzten Jahr fand eine interne Umfrage zum Arbeiten der Zukunft statt, deren Ergebnisse für das moderne Flächenkonzept mit Desksharing relevant sind. Für die Kolleg*innen, die zuerst die Pilotflächen beziehen und dort mit neuen digitalen Tools arbeiten, ist im Rahmen des Projektes Das Neue Normal" ein Playbook mit hilfreichen Informationen und Hilfestellungen entstanden. Statt eines Regelwerks enthält es Ansätze und Ideen, um die eigene Arbeit und die Arbeit im Team auf das hybride Arbeiten anzupassen. 

Auch Sheego bindet seine Mitarbeiter*innen in die Entwicklung und Ausgestaltung der neuen Arbeitsweisen ein. Dazu wird auf einen Dreiklang, bestehend aus Befragungen, Feedbackmöglichkeiten über das Intranet und die Einbindung des Betriebsrates, gesetzt. Für die Führungskräfte ist ein Digital Leadership Programm geplant und sie werden mit ihren Teams individuelle, organisatorische Absprachen, beispielsweise zu Präsenz-Meetings, und Regelungen treffen.

3. Eine Blaupause gibt es nicht, Veränderung bleibt die einzige Konstante

So divers die Lösungsansätze für das post-pandemische Arbeiten aussehen: Überall in der Unternehmensgruppe herrscht Einigkeit darüber, dass die Erkenntnisse und Ableitungen nicht als final zu betrachten sind. Lebenslanges Lernen ist der Erfolgsfaktor für die Zukunftsfähigkeit eines ganzen Unternehmens. Getreu dieser Erkenntnis werden die Konzepte stetig weiterentwickelt und angepasst. Um den konzerninternen Wissensaustausch zu gewährleisten, gemeinsam an Lösungen und den nötigen formalen Rahmenbedingungen zu arbeiten, stehen die Verantwortlichen aus den Konzerngesellschaften mit den relevanten Fachbereichen sowie den Arbeitnehmer*innenvertretungen im engen Austausch. So gibt es bereits heute lebhafte Best Practice-Runden im Konzern, die sich mit den Herausforderungen und der erfolgreichen Ausgestaltung der hybriden Arbeitsmodelle beschäftigen. Auch die Einbeziehung ihrer Mitarbeiter*innen stellt für alle Konzernunternehmen einen dauerhaften, interaktiven Prozess dar.

Im Austausch der Konzernunternehmen wird deutlich: Wir befinden uns auf einer Reise, auf der wir Dinge mutig ausprobieren und lernen müssen.


Neugierig geworden? 

Live-Talk Neue Arbeitswelten: Auslaufmodell Büro?

Live-Talk Neue Arbeitswelten: Auslaufmodell Büro?

Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht stehen wir vor der Ausgestaltung der neuen Arbeitswelt: Spielt das Büro, wie wir es kannten, zukünftig noch eine Rolle? Diese und weitere Fragen haben Irene Oksinoglu, Head of Future Work bei OTTO, Tobias Krüger, Division Manager Kulturwandel 4.0 bei der Otto Group und Ezimena Fliedner, Lead Cultural Change bei Hermes, am 06. Juli 2021 bei einem LinkedIn Live-Talk diskutiert. 

>> Zum Mitschnitt <<


MEHR ZUM REINHÖREN GIBT ES HIER:

der Work 4.0-Podcast der BAUR-Gruppe

Alles bleibt anders - der Work 4.0-Podcast der BAUR-Gruppe

Der krisenbedingte Digitalisierungsschub fördert neue Arbeitsstrukturen, die von Kollaboration und Remote Work geprägt sind. Wie wird unsere Arbeitswelt nach der Corona-Pandemie aussehen? Mit dieser Frage beschäftigt sich der Podcast "Alles bleibt anders".

O-TON #76: Müssen jetzt alle zurück ins Büro?

Mit dem Ende der Homeoffice-Pflicht haben zahlreiche Unternehmen angekündigt, ihre Mitarbeitenden zumindest tageweise wieder zurück ins Büro zu holen. Ist eine physische Anwesenheit im Job überhaupt noch zeitgemäß? Oder ist sie sogar notwendig, um die Unternehmenskultur am Leben zu erhalten? Irene Oksinoglu, Head of Future Work bei OTTO, im O-TON über hybrides Arbeiten, „Activity Based Working“ und die Sehnsucht nach Partys im Büro.

Redaktion ottogroupunterwegs
 
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