Home Office 101: So gelingt Tool-Adoption in Krisenzeiten
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Home Office 101: So gelingt Tool-Adoption in Krisenzeiten

31/03/2020

Eine erfolgreiche Remote-Work-Arbeitskultur steht und fällt mit ihren initialen Prozessen und Strukturen: Was gilt es zu beachten? Wo liegen Stolpersteine? Wir haben einen Digital-Workplace-Experten gefragt.

Man braucht keine hellseherischen Fähigkeiten, um anzunehmen, dass die Trendkurve bei der Nutzung von Online-Collaboration-Tools dieser Tage steil nach oben zeigt. Home Office ist in Zeiten von Corona vom Nice-to-Have zum State-of-the-Art in unserer Arbeitswelt geworden. Was für die einen mit dem schmerzhaften Loslassen liebgewonnener Gewohnheiten verbunden ist, markiert für die anderen einen regelrechten Befreiungsschlag. Für Coaches und Berater*innen ein echter Balanceakt: Sie müssen sowohl Skeptiker*innen als auch Fans bedienen, in der Regel beide gleichzeitig, denn Teams sind selten homogen. Wie kann das gelingen? Fabian Schütz, Experte für digitale Arbeitsumgebungen bei der Otto Group, gibt Antworten.

Fabian, worin liegt Deiner Erfahrung nach die größte Herausforderung beim Etablieren einer virtuellen Arbeitskultur?

„Die größte Herausforderung liegt nicht in der reinen Tool-Kompetenz – die kommt im Laufe der Zeit meistens von alleine –, sondern in der Übersetzung analoger Prozesse in die digitale Welt. Gerade, weil die Nutzung neuer Collaboration-Tools in allererster Linie einen Paradigmenwechsel in Kommunikation und Zusammenarbeit darstellt, macht es Sinn, sich erstmal dem Storytelling zu widmen. Also, Prozesse auf Basis der eigenen Erfahrung zu erfassen und zu definieren. Gerne auch mit Stift und Papier. Und dann im nächsten Schritt zu schauen, wie man diese in die Tool-Landschaft übertragen kann. Das ist immer noch das effektivste Mittel, um Ängste und Vorbehalte abzubauen und die Kolleg*innen zu neuen Arbeit- und Verhaltensweisen zu ermutigen.“

Fabian Schütz

Fabian Schütz

Klingt einleuchtend, warum tun sich viele dann (noch) so schwer?

„Weil Change Zeit braucht – eine Ressource, von der es in Krisenzeiten nicht allzu viel gibt. In der aktuellen Situation müssen viele von jetzt auf gleich auf 'Remote Work' umstellen. Die Reibungsverluste sieht man sehr gut bei Videokonferenzen: Gerade intensive und damit so wertvolle Diskussionen in größeren Gruppen lassen sich per Videokonferenz deutlich schlechter abbilden. Change ist zudem ein sehr menschliches Thema, das von Nähe und Emotion lebt. Viele Kolleginnen und Kollegen werden aber durch die Krisensituation schlicht in die neuen Tools und Programme gezwungen, wenn sie zum Teil das erste Mal im Home Office arbeiten müssen – ein Lernvideo oder eine schriftliche Dokumentation ersetzt dann nicht das Sparring, bei dem man im Bedarfsfall eben mal über die Schulter schauen kann.“

Wie bringst Du Deine Schützlinge in die Spur?

„Mein Team und ich setzen auf Kleingruppen von maximal sechs Teilnehmer*innen: In virtuellen 'How Tos' stellen wir dann in komprimierter Form in 45 Minuten-Sessions die ersten Schritte sowie Tipps und Tricks zum Arbeiten mit Microsoft Teams im Home Office dar, denn das ist das gängige Tool bei der Otto Group. Wir geben so Raum für Fragen und bieten Soforthilfe an. In der analogen Welt dauern dieselben Formate bis zu zwei Stunden und wir haben doppelt so viele Teilnehmer*innen pro Durchgang. Als wichtigen Tipp geben wir mit, dass man sich in diesen 45 Minuten maximal konzentriert, Outlook schließt, das Mobiltelefon in ein anderes Zimmer im Home Office legt oder ganz ausschaltet und sich auf 'nicht stören' stellt, damit man nicht abgelenkt wird. Nur so hat dieses Lern- und Qualifizierungsformat auch digital eine Chance zu funktionieren, was insgesamt auch für alle analogen Formate gilt, die jetzt aus der Not heraus auf diese Weise durchgeführt werden müssen.“


Fabian Schütz ist Professional Expert Digital Workplace in der Otto Group IT und seit zwei Jahren verantwortlich für die User Adoption beim konzernweiten Microsoft 365-Rollout. Dabei führt er diverse Enablingformate in den Konzerngesellschaften mit Betriebsräten, Führungskräften und Anwender*innen durch, um die Otto Group bestmöglich von den neuen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zu begeistern. 2011 startete er in der Otto Group IT als SharePoint-Berater und Trainer.

Redaktion ottogroupunterwegs
 
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