Job-Onboarding 2020: Corona als Digitalisierungsbooster?
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Job-Onboarding 2020: Corona als Digitalisierungsbooster?

17/08/2020

Als wäre der erste Tag nicht schon aufregend genug, lässt ein Jobeinstieg mitten in der Corona-Pandemie noch einmal das Adrenalin steigen und die Anzahl der Fragezeichen für jede*n, der*die neu anfängt, in die Höhe schießen: Wie organisiert sich das Team im virtuellen Office?

Wie lässt sich das Team-Gefühl, wie die Unternehmenskultur erleben, wenn jede*r aus dem Mobile Office heraus arbeitet? Bedeutet eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit auch, dass es analog ebenso gut funktionieren würde? Wir haben uns in der Otto Group umgehört und gefragt, welche Mittel und Wege gegen Nervosität und Fragezeichen im Onboarding helfen und wie Teams ihre neuen Kolleg*innen willkommen heißen.

Kommunikation ist der entscheidende Faktor, um das Team motiviert und informiert zu halten. Das gilt für die Remote-Arbeit generell und für das Onboarding im Speziellen. Damit neue Mitarbeiter*innen sich willkommen fühlen, begleiten Personaler*innen die Onboardees von Anfang an. Viele Unsicherheiten prägen in der Pandemie die Pre-Boarding-Phase vor dem ersten Arbeitstag. Die Möglichkeit, dass neue Kolleg*innen noch vor dem Start abgeworben werden, bestand schon vorher. Um diese auszuräumen und den Einstieg auch im Remote-Arbeitsmodus optimal zu begleiten, arbeiten sie eng mit den Teams zusammen und stehen im regelmäßigen Austausch mit den neuen Kolleg*innen. So gibt es schon vor dem Start einen Einblick in die Unternehmenskultur und Fragen wie „Erhalte ich einen Arbeitsrechner im Mobile Office?“ oder „Wo kann ich mich über aktuelle Entwicklungen im Kerngeschäft informieren?“ können geklärt werden.

ZWISCHENMENSCHLICHE MOMENTE IM DIGITALEN SCHAFFEN 

Anfang März noch konnten zahlreiche Jobanwärter*innen den Buzz vor Ort in den Unternehmen erleben, “Firmenluft schnuppern”. Wenige Wochen später haben unzählige Unternehmen ihr Business in die digitale Sphäre verlegt – in Bezug auf das Onboarding neuer Kolleg*innen eine echte Herausforderung. Virtuelle Treffen ahmen zwar analoge Momente nach, sie können aber diese nicht in ihrer Vielfalt ersetzen: ein Gruß im Treppenhaus, ein Gespräch im Flur, ein Kennenlernen anderer Abteilungen beim Arbeiten im Co-Working-Space. Solche Momente der Nähe und der sozialen Interaktionen müssen insbesondere während des Einarbeitungsprozesses bewusst geschaffen werden. 

ZWISCHENMENSCHLICHE MOMENTE IM DIGITALEN SCHAFFEN

So wie der plötzliche Wechsel vom klassischen ins mobile Büro ein Umdenken in den Teams, ein Experimentieren und Eingewöhnen in die digitale Zusammenarbeit und Organisation erfordert, ist beim Pre- und Onboarding ebenfalls Kreativität und Prototyping gefragt. Eine Erfahrung, die auch die Otto Group gemacht hat. Wenn im August traditionell die neuen Ausbildungsjahrgänge beginnen, läuft die Onboarding-Maschine auf Hochtouren. Das gilt natürlich auch für Praktikant*innen. Amelie Rolfs ist eine von ihnen. Sie hat ein Praktikum im Kulturwandel 4.0-Team der Otto Group Holding begonnen. Das Team arbeitet und organisiert sich wie viele vornehmlich mobil, vom heimischen Schreibtisch aus. „Mein Onboarding bei der Otto Group verlief recht unkonventionell und klappt trotzdem sehr gut, sagt Amelie. Ihre Kolleg*innen haben sich dabei einiges einfallen lassen, um mit analogen und virtuellen Treffen Amelie ins Team zu integrieren.

remote das Eis brechen

An ihrem ersten Tag machten sich zwei Kolleg*innen mit ihr auf den Weg nach Hamburg-Bramfeld, um Amelie die Konzernzentrale zumindest mal von außen zeigen zu können. Und auch, wenn sie nur einen kleinen Blick von der Straße aus gewinnen konnte, so war dieser kleine Ausflug wichtig, um ein Gefühl für die Größe des Unternehmens zu bekommen. Vom Analogen wechselten sie dann in die Wohnung einer Kollegin und dort direkt auf den digitalen Campus der Otto Group: „Bei Franzbrötchen und Kaffee habe ich eine erste Einführung in das Tool ‚Microsoft Teams‘ erhalten und danach virtuell den Rest des Teams kennengelernt,“ erzählt Amelie. Um proaktiv im Austausch zu bleiben und Gespräche auch jenseits der Arbeit zu ermöglichen, hat sich anfangs jeden Tag ein Team-Mitglied für Amelie Zeit genommen und sich in individuellen Calls mit ihr ausgetauscht, über Rollen im Team und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Inzwischen hat sie daraus ein regelmäßiger „Workhack“ entwickelt. Workhacks (englisch für Kniffe im Arbeitsleben) – das sind Methoden und Tools, die die Art wie wir (zusammen-)arbeiten verändern. Sie helfen im Arbeitsalltag dabei, ein Problem zu lösen, ein Ziel auf eine ungewöhnliche Weise zu erreichen oder die Effektivität und Wirksamkeit zu erhöhen – vom kleinen Trick in Outlook bis hin zum Bereichsumfassenden Feedback-Workshop.

Geschmückter Schreibtisch


Aber wie ist das mit den kleinen Gesten, die dabei helfen, Unsicherheiten zu überwinden? Der geschmückte Schreibtisch etwa oder der bunte Blumenstrauß als krönender Abschluss des ersten Arbeitstages? Jene Gesten, die für eine gelungene Willkommenskultur stehen und dem Newbie im Team den Einstieg nachweislich erleichtern? Die gute Nachricht: Auch remote lässt sich das Eis brechen – von der virtuellen Team-Fotocollage bis zum Webcam-Kaffeedate. Der Fantasie sind auch hier keine Grenzen gesetzt. 
Meist werden erfahrene Mitarbeiter*innen den Onboardees zur Seite gestellt, um fachliche und technische Fragen rund um Technik und Teamstrukturen zu beantworten und als direkte Ansprechperson für sie da zu sein. Der regelmäßige Austausch gibt dem Tag zudem direkt eine Struktur. 

„Meine bisherigen Onboarding-Erfahrungen waren eher bescheiden. Meist ging es ins kalte Wasser oder es gab nur eine sehr kurze Einführung“, berichtet Johannes Otto, Softwareentwickler beim KI-Unternehmen Picalike, an dem die Otto Group eine Beteiligung hält. Das Onboarding bei Picalike erlebte er als sehr positiv und motivierend, vor allem wegen seines Mentors, der ihn Stück für Stück begleitet und passende Aufgaben für Johannes ausgewählt hat, die aufeinander aufbauen und den fachlichen Einstieg fördern: „Mein Mentor kennt sich sehr gut in der Struktur aus. Begonnen haben wir mit kleineren Projekten, die sich an meinem aktuellen Kenntnisstand orientieren. Mit jedem neuen Projekt steigt dabei die Herausforderung und es kommen neue Sachen dazu. Ich erlebe eine anspruchsvolle, motivierende, aber nicht überfordernde Lernkurve.“ Zu neuen Themen erhält er eine Einführung, die ihm das Einarbeiten wesentlich vereinfacht. 

Corona treibt auch hier die Digitalisierung voran

Es ist noch gar nicht so lange her, da erhielten neue Mitarbeiter*innen zum Pre-Boarding eine seitenstarke Mappe als Willkommenspaket mit allen wichtigen Informationen, ausgedruckt und per Post versendet. Hinzu kommen Willkommens-Seminare oder Schnuppertage im Relation Center, wie es beispielsweise beim Onlinehändler OTTO die Regel ist. Ziel ist es, allen neuen Kolleg*innen ein Gefühl für die Kund*innen und ihre Belange zu geben.

Im Gegensatz zu anderen Feldern des Personalmanagements, die das Spielfeld der Digitalisierung gekonnt nutzen, steckte das Onboarding – wie man an den oben genannten Beispielen sehen kann – lange im Analogen fest. Das ändert die aktuelle Pandemie nun spürbar und unterstützt damit auch die Chancen, dass Kolleg*innen künftig von Anfang an beides können: im Office und remote arbeiten, entsprechend der neuen Arbeitsrealität, die für viele Menschen ein Wechseln zwischen Präsenz- und Remote-Phasen vorsieht. Die Wertschöpfungskette des Onboardings zu digitalisieren, ist auf Dauer also eher ein Must und weniger ein Nice to have. Workhacks und individuelle Learnings werden bereits heute auf verschiedenen Wegen geteilt, unter anderem über das Social Intranet des Konzerns. Denn nicht zuletzt beim Onboarding gilt: Zusammen ist man weniger allein.

Redaktion ottogroupunterwegs
 
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