Barcamps funktionieren nur offline? Mitnichten!
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Barcamps funktionieren nur offline? Mitnichten!

07/04/2020

Wie ein Event mit über hundert Teilnehmer*innen über Ländergrenzen hinweg den „widrigen Bedingungen“ des Remote-Modus trotzte – und alle dabei sogar noch Spaß hatten.

Stell’ Dir vor, Du bist Teil einer über hundert Menschen starken Community, die sich eigentlich darüber definiert, sich regelmäßig in Person zu treffen – und plötzlich musst Du in den digitalen Raum ausweichen. Corona zwingt eben nicht nur Unternehmen, umzudenken und das Zusammenkommen in die virtuelle Welt zu verlegen, nahezu alle Bereiche des öffentlichen Lebens, in denen es um den zwischenmenschlichen Austausch in größeren Gruppen geht, sind davon betroffen. Und so trifft man sich bei Teams, Skype und Facetime (um nur einige Plattformen zu nennen) und versucht, weiter an Projekten zu arbeiten. So auch die Agile Groupies, das 2016 gegründete konzernweite Netzwerk der Otto Group, das „Freiräume nutzt, um Menschen nachhaltig zu vernetzen“, wie es auf der Website heißt. Wie der Name schon sagt, geht es um Agilität in all ihren Facetten. Genauso gestaltet sich der Teilnehmer*innenkreis mit Kolleg*innen unter anderem von OTTO, Bonprix, EOS, Mytoys und Hermes. Auch externe Gäste heißt die umtriebige Gruppe herzlich willkommen, denn Offenheit ist für die Agile Groupies das A und O – und das gilt nicht zuletzt für den Transfer etablierter Offline-Formate ins Digitale.

Anfang November 2019 starteten die Agile Groupies die so genannte OKR-Safari, mit der das Konzept hinter den drei Buchstaben greifbar gemacht werden sollte. Ganz kurz: OKR steht für Objectives& Key Results und meint eine Management-Methode, bei der die Ziele eines Unternehmens über einen Zeitraum von drei Monaten mit denen jedes einzelnen Mitarbeiters verbunden werden. Um das Thema innerhalb der Otto Group zu etablieren, machten sich Anfang November 2019 also 30 OKR-Anwender*innen aus dem Konzern auf den Weg, um mit anderen Kolleg*innen in den Austausch zu gehen und voneinander zu lernen.

PLÖTZLICH REMOTE

Teilnehmer des remote Barcamps

Eine Station dieser spannenden Reise sollte die als Barcamp angedachte „OKR-Lodge“ am Hamburger Campus der Otto Group sein, die nun Corona-bedingt ins Wasser zu fallen drohte. Doch getreu dem Motto „If you can dream it, then you can do it“ (Walt Disney) wagten die Agile Groupies den Schritt in den Remote-Modus. Dazu muss man wissen, dass ein Barcamp wie eine Konferenz funktioniert, nur mit dem Unterschied, dass die Themen spontan gesetzt werden. Am Ende entsteht eine Agenda mit mehreren – zum Teil parallel laufenden – Sessions, zwischen denen die Teilnehmer*innen je nach Laune wechseln können. Eine echte Herausforderung, wenn man nur Laptop, Headset und eine (hoffentlich stabile) Internetverbindung zur Verfügung hat.

Die gute Nachricht: Im Falle der OKR-Safari ist das Experiment geglückt!

Rund 130 Teilnehmer*innen aus einer Vielzahl an Konzernunternehmen – darunter Bonprix, OTTO, Hanseatic Bank, Unito, Lascana, Hermes, Otto Group Holding und Gäste – trafen sich im virtuellen Raum per Teams-Chat und Live-Übertragung.

„Für uns war klar, das Barcamp findet statt“, so Meika Podewski von den Agile Groupies und Mitorganisatorin der Safari. „Die Welt steht nicht still, wir machen weiter mit unseren Themen und dem Wissensaustausch zu OKRs – auch aus dem Home-Office heraus.“ Dass OKRs auch in Krisenzeiten eine Berechtigung haben, bestätigt Alexandra Hess von OTTO: „Wenn Objectives and Key Results in einem Team oder Unternehmen schon bewährt genutzt wird, kann das Framework in Krisenzeiten dabei helfen, Anpassungen in den Zielen für alle transparent zu machen und das gesamte Unternehmen darauf zu ausrichten. Gerade in der Krise sind Klarheit, Transparenz und eine maximale Fokussierung in der Zielausrichtung gefragt.“

Den Start in der OKR-Lodge machte Birgit Pahl von Google mit einer Keynote. Sie ist „OKR-Fan“ und erklärte die Vor- und Nachteile der Methode anhand von Beispielen aus dem Alltag. Einfach verständlich, für jeden einsehbar und nachvollziehbar, so sollen OKRs nach ihren Erfahrung sein.

Painkiller mit Soforteffekt 

Wie bei einem „üblichen“ analogen Barcamp ging es nach dem Auftakt in einzelne Sessions. Die Themen waren so vielfältig wie auch die Erfahrungshorizonte der „Lodge“-Besucher*innen. Dabei waren OKR-Anfänger*innen, Interessierte, „Heavy User“, die bereits seit Jahren mit OKRs arbeiten, bis hin zu Remote-Newbies im Home Office. Auf dem Sessionplan standen zum Beispiel die „Painkiller mit Soforteffekt“, Learnings von Alexandra Hess aus vier Jahren OKR Praxis bei OTTO. Timo Seewald von Google beleuchtete die Frage, warum gerade jetzt OKRs? Passend zur aktuellen Lage gab es auch zwei Sessions zu OKRs und ihrer Funktionsweise im Remote-Modus.

So erzählte Christina Kaufmann von Bonprix eindrucksvoll, was sich durch räumliche Distanz ändert, was man beachten muss und welche Herausforderungen es gibt, wenn sich das sonst persönlich durchgeführte Planning nun nur im Videocall gestalten lässt. Hierfür nutzt das Bonprix-Team die Möglichkeiten von Office 365. Teams, Chat und Planner. Die Vorbereitung für einen solchen Remote-Workshop unterscheiden sich vom Gewohnten. Normalerweise werden im Workshop-Raum die ausgedruckte Agenda, Plakate und Flipcharts zur Mission, mit vergangenen Beschlüssen oder Key Results aufgehängt. Im virtuellen Raum ist dies so nicht abzubilden. Alle Unterlagen werden nun in Teams in einem eigenen Kanal bereitgestellt. Auch der Start gestaltet sich neu. Um die Teilnehmer*innen im Home Office thematisch einzustimmen, biete sich die Chat-Funktion an. Darüber bilden die Teilnehmer*innen ihre Stimmung per Emoji ab oder jede*r zeigt einen Gegenstand aus seinem Umfeld im Videochat, der gerade die aktuelle Laune wiedergibt. Da ist Kreativität gefragt, damit alle, nämlich auch die eher Stillen, sich an der Diskussion beteiligen. Teams bietet über die Chat-Funktion eine nützliche Austauschplattform, aber bestimmte Regeln sind nötig. Zum Beispiel sollen keine parallel stattfinden Diskussionen im Chat und per Telefon laufen. Diskussionen in großer Runde können über die World-Café-Methode gestaltet werden.

Von Dresden bis Graz

In allen zehn Sessions des Barcamps fand ein reger Austausch statt. Fragen wurden gestellt, Gemeinsamkeiten und Erfahrungen geteilt. Ruckelte mal der Ton oder das Bild, war der Chat verschwunden, bei individuellen Schwierigkeiten stand eine extra Technik-Supporterin zur Verfügung. Die Teilnehmer*inen konnten über einen zentralen Session-Plan (Excel-Tabelle) spontan in jede Session springen.

Im abschließenden Feedback gab es dann Bestnoten für die Organisator*innen und Sessiongeber*innen. Der Austausch mit anderen Unternehmen, wie zum Beispiel Share Now oder Google brachte neue Impulse auch für die OKR-Expert*innen der Otto Group. Eine Erkenntnis war, dass das Teilen von Wissen auch im virtuellen Raum funktioniert. Corinna Knott von Hermes, die auch an der Organisation der OKR-Lodge beteiligt war, benennt die Vorteile des virtuellen Barcamp im Vergleich mit einer „analogen“ Veranstaltung: „Von Dresden bis Graz, wir haben mit der OKR-Lodge eine größere Reichweite von Kolleg*innen erreicht.“ Betrachtet man die Kostenseite, wird der Effekt noch deutlicher. Es fielen keine Zeiten und keine Kosten für Anfahrt und Übernachtung an. Catering und Raummiete entfielen. „Mit der virtuellen Version des Barcamps haben wir ein weiteres Agile-Groupie-Format in unser Repertoire aufgenommen“, ergänzt Corinna. „Das teilen wir gerne mit anderen Kolleg*innen, die auch eine virtuelle Veranstaltung planen.“ Ganz im Sinne der Agile Groupies! Sharing ist caring!

Redaktion ottogroupunterwegs
 
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